Aunque desde finales de marzo ya se estaba trabajando en mejorar el sistema de clasificación de documentos de nuestro Archivo, no ha sido hasta el día 1 de abril de 2018 cuando el nuevo sistema de signaturas del Fondo Documental de la SEHMNE se ha empezado a generalizar.
Este método de clasificación documental surge ante la necesidad de actualizar el antiguo sistema implantado a principios de 2016 y en el marco del desarrollo del proyecto de la Biblioteca Digital de la SEHMNE.
Novedades del nuevo sistema de catalogación de documentos de la SEHMNE
1) Clasificación de la documentación por legajos en vez de documento a documento.
Aunque se siguen clasificando documentos individualmente, cuando hay varios documentos de la misma temática se clasifican por legajos en vez de uno a uno. Por ejemplo, a la documentación relativa a la ampliación del edificio de viajeros del apeadero de Carpio de Azaba (Salamanca) se le ha asignado un código para todo el conjunto, en lugar de clasificarla documento por documento:
Signatura antigua: DF-OE-CARAZ-AMP
Signatura actual: DF/OE-PR-AMP-CARAZ
La signatura antigua únicamente se aplicó a dos documentos: el plano original de la ampliación y su copia en papel ferroprusiato (1930), mientras que la actual se aplica a toda la documentación de esa temática preservada en nuestro Fondo Documental (3 planos, 9 oficios, 2 presupuestos y un presupuesto en sucio).
DF/OE-PR-AMP-CARAZ
DF = Documentación ferroviaria.
OE = Compañía Nacional de los Ferrocarriles del Oeste de España.
PR-AMP = Proyecto de ampliación. Estas siglas, además de servir para clasificar el documento por su tipo, hacen referencia a toda la documentación de dicho proyecto almacenada en nuestro Archivo.
CARAZ = Apeadero de Carpio de Azaba, situado en la línea de Salamanca a Fuentes de Oñoro.
2) Corrección de signaturas erróneas del antiguo sistema de clasificación.
El ejemplar del Reglamento para el Servicio de Explotación de la Compañía de los Ferrocarriles del Noroeste de España preservado en esta entidad anteriormente estaba clasificado como DF-NE-RSE-001. Al ser el único ejemplar de un reglamento de ese tipo y esa compañía conservado en nuestro Fondo Documental, el número final no tiene sentido, por lo que fue suprimido, quedando así la signatura:
DF/NE-RSE
DF = Documentación ferroviaria.
NE = Compañía de los Ferrocarriles del Noroeste de España.
RSE = Reglamento para el Servicio de la Explotación.
Veamos otro ejemplo de signatura errónea, pero con un documento más reciente (el libro de distancias comerciales - viajeros de RENFE, editado en 1976):
Signatura antigua: DF-RN-DCVIA-001.
Signatura actual: DF/RN-DCVIA.
3) Mayor precisión y flexibilidad.
A diferencia del sistema de catalogación anterior, el nuevo sistema de signaturas del Archivo de la SEHMNE es más preciso y se adapta fácilmente a los cambios producidos por entrada de documentos al Fondo Documental, modificación de signaturas, salida de documentación del Archivo (por ejemplo, cuando un documento del archivo es irrelevante y está en muy mal estado de conservación, como una novela vieja de los años 40 o 50 del siglo XX rota y humedecida a la que le faltan la mitad de las páginas, se procede a su destrucción) y a cualquier tipo de documento, ya sea un documento ferroviario, de una empresa, un libro antiguo, etc.
4) Mejora de las signaturas individuales.
Las signaturas de aquellos documentos que han sido clasificados uno por uno también han sido mejoradas. Un ejemplo de ello es el siguiente:
DF/SFP-PL-ESQV-CARAZ-001
DF/SFP-PL-ESQV-CARAZ-002
Estas signaturas se corresponden a dos esquemas de vías del apeadero de Carpio de Azaba en papel ferroprusiato. Uno es el cianotipo original de la década de los años ochenta del siglo XIX y el otro es una copia del mismo realizada a los pocos años para ubicar los muelles de mercancías de esta dependencia ferroviaria. Al ser dos documentos del mismo tipo (esquemas de vías), de la misma época (construcción y explotación de la vía férrea por la Compañía del Ferrocarril de Salamanca a la Frontera de Portugal) y de la misma dependencia ferroviaria, se les añade el numeral.
DF = Documentación ferroviaria.
SFP = Compañía del Ferrocarril de Salamanca a la Frontera de Portugal.
PL = Plano.
ESQV = Tipo de plano, en este caso un esquema de vías.
CARAZ = Apeadero de Carpio de Azaba.
Créditos fotográficos
- [FOTOGRAFÍA]: Archivo Gráfico de la Sociedad de Estudios Históricos "María Navarro Encinas".
